home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Tech Arsenal 1 / Tech Arsenal (Arsenal Computer).ISO / tek-09 / bookmndr.zip / APPNDX.DOC < prev    next >
Text File  |  1990-06-20  |  8KB  |  246 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.      A P P E N D I X
  12.  
  13.      THE PROFESSIONAL BOOK MINDER
  14.      Version 1.00
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.      THE PROFESSIONAL BOOK MINDER is three level software designed 
  22.      for use by business, government, schools, and individuals who 
  23.      need to catalog detailed information about books, articles 
  24.      and technical papers.    The Professional Book Minder allows 
  25.      you to catalog a library and then locate a book, or article 
  26.      in a magazine, by any one of up to 14 characteristics.  For 
  27.      example, you'll be able to get a list of all of references to 
  28.      George Washington in a history library or find all the 
  29.      information on chemical recovery boilers in a technical 
  30.      library.
  31.  
  32.      Another nice feature of Book Minder is that it can be used 
  33.      with books, magazines, newspapers, technical papers or almost
  34.      any other published material.    Entries can be made for
  35.      individual articles allowing you to list the individually
  36.      unique information contained in each article.
  37.  
  38.      The Professional Book Minder also provides a note pad 
  39.      feature.  This allows you to keep notes about a 
  40.      particular book, chapter, or article.    They can be edited and 
  41.      updated at any time.  (See the section on the Note Pad).
  42.  
  43.  
  44.      Please note that The Professional Book Minder is different 
  45.      from our other specialty database software in that the third 
  46.      level provides the note pad function instead of additional 
  47.      data fields.  The User Manual is generic for all of our 
  48.      collector's software and may refer to the third level as 
  49.      having data fields.
  50. +
  51.  
  52.      THE THREE LEVELS OF THE PROFESSIONAL BOOK MINDER
  53.  
  54.  
  55.      The three levels of The Professional Book Minder are: 
  56.      Standard, Librarian and Research.  The first two levels 
  57.      provide data fields with the second, Advanced level, 
  58.      providing fields for the more detailed information about a 
  59.      book.
  60.  
  61.      The following is a list of the information that can be 
  62.      entered at each level.  
  63.  
  64.  
  65.      Standard      Librarian            Research
  66.  
  67.      Title          Title             Title
  68.      Author       Author            Author
  69.      Keywords      Keywords            Keywords
  70.      Subject*      Subject*            Subject*
  71.      Catalog Number   Catalog Number        Catalog Number
  72.  
  73.               Publisher*            Publisher*
  74.               Copyright*            Copyright*
  75.               Location*            Location*
  76.               Type*             Type*
  77.               Borrower Name*        Borrower Name*
  78.               Date Due*            Date Due*
  79.               Note-1*            Note-1*
  80.               Note-2*            Note-2*
  81.               Note-3*            Note-3*
  82.  
  83.                             The third screen
  84.                             provides the Note
  85.                             Pad feature
  86.  
  87.  
  88.      The line names marked with an astericks (*) can be changed to 
  89.      suit your specific requirements.
  90.  
  91.      The following are descriptions of what each line can be used 
  92.      for.  You are not limited to this information.  You can enter 
  93.      anything on any line and The Professional Book Minder will 
  94.      still be able to conduct correct searches and sorts.  
  95.  
  96.  
  97.      Standard Level
  98.  
  99.      Title - two lines of seventy characters each are provided.  
  100.      This provides 140 characters for long book titles.    During 
  101.      searches each line is searched individually.  Enter the name 
  102. +
  103.      of the book, chapter and/or article on these lines.  (You may 
  104.      wish to put the book title on the first line and the chapter 
  105.      name on the second line)
  106.  
  107.      Author - the name of the author(s) who wrote this 
  108.      book/article.
  109.  
  110.      Keywords - enter the words that describe this book/article.  
  111.      These should be individual words that describe the important 
  112.      topics, ideas, or concepts covered.
  113.  
  114.      Subject - enter a description of the subject.
  115.  
  116.      Catalog Number - the catalog number used to locate this 
  117.      book/article
  118.  
  119.  
  120.      Librarian Level
  121.  
  122.      Publisher - the name of the publisher. The city the publisher 
  123.      is located in could also be entered here.
  124.  
  125.      Copyright - the date of the copyright
  126.  
  127.      Location - a description of where this book/article is 
  128.      located.  (i.e. University library, personal library, city 
  129.      library, etc.)
  130.  
  131.      Type - enter a description of the type of book/article.  
  132.      Types could be text book; technical paper; newspaper article; 
  133.      diary; etc.
  134.  
  135.      Borrower Name - the name of the person who has borrowed this 
  136.      book/magazine.
  137.  
  138.      Date Due - the date the book/magazine is due to be returned.
  139.  
  140.      Note-1 thru Note-3 - enter your comments or notes.  These 
  141.      lines are full searchable and, using the Super Utilities, can 
  142.      be sorted and alphabetized.
  143.  
  144.  
  145.      Note Pads
  146.  
  147.      The Note Pad allows you to enter up to 20 lines of notes 
  148.      about the book/article.  There are two ways to use the Note 
  149.      Pad.
  150.  
  151.      (1) The software has three operating levels.  If you set it 
  152.      for the third level (select LEVEL on the Main Menu, then push 
  153.      F5), a PgDn prompt will appear on the Librarian Level screen.    
  154.      Pushing PgDn at this point will display the note pad.
  155. +
  156.      (2) You can access the Note Pad at any time from the Standard 
  157.      Level screen by holding down the CTRL key and pushing PgDn.
  158.  
  159.      The Note Pad will only use disk space if it is accessed.  If 
  160.      you do not access the Note Pad for a specific entry, no disk 
  161.      space will be used for notes associated with that entry.  You 
  162.      can access the Note Pad using the Editor to change or add a 
  163.      note to any entry at any time.
  164.  
  165.      The notes will be stored in a separate file that ends with 
  166.      "MEM."
  167.  
  168.      Typing a note is very simple.    Just type in the information.  
  169.      A word wrap feature will automatically keep each line at the 
  170.      correct length.  If you type more that 20 lines, the 
  171.      information you enter will move the entire screen to the 
  172.      left.    None of this additional information will be saved.
  173.  
  174.      When you have finished with the Note Pad push the ESC key.  
  175.      The note will automatically be saved and you'll return to the 
  176.      data entry screen.
  177. +
  178.  
  179.      INFORMATION ABOUT FILES
  180.  
  181.  
  182.      The Professional Book Minder creates a separate file for the 
  183.      Standard and Librarian  levels.  If both levels are used, 
  184.      fewer entries can be stored in a given space.    The following 
  185.      chart provides a rough estimate of the number of entries that 
  186.      can be put within a certain space (360K is the space on a 
  187.      double sided, double density floppy disk):
  188.  
  189.  
  190.                           Indexed      Indexed 
  191.             360K     1 Megabyte    360K     1 Megabyte
  192.  
  193.      Standard    1000       2800      700       2000
  194.  
  195.      Librarian     500       1400      400       1100
  196.  
  197.  
  198.      Please note that the above does not include spaced used by 
  199.      the Note Pads.  The number of entries that can be stored on a 
  200.      disk, if you are using the Note Pads, will depend on the 
  201.      number of entries that have notes associated with them.
  202.  
  203.  
  204.      The Professional Book Minder also needs to use a data file 
  205.      called BOOKCAT.PRO.    This file should always remain on the 
  206.      same floppy, or in the same directory as the BOOKSPGM.EXE 
  207.      program.  This file is used to store the settings used by 
  208.      BOOKSPGM.EXE.
  209.  
  210.      The BOOKCAT.PRO file is very important.  This file contains 
  211.      the information used by the security system.  If this file 
  212.      should be erased from the disk you're using, you will not be 
  213.      able to use the software.  You can regain access by copying 
  214.      BOOKCAT.PRO from a backup disk (you may need to reset the 
  215.      filename).
  216.  
  217.      We have also provided a utility called RESET.EXE.  If you've 
  218.      lost your BOOKCAT.PRO file, run RESET.EXE to build a new 
  219.      BOOKCAT.PRO and regain access.  Since RESET.EXE is the 
  220.      generic key that opens the security files by resetting the 
  221.      security codes you should store the disk containing it in a 
  222.      safe place.
  223. +
  224.      In creating data files The Professional Book Minder uses the 
  225.      following filenames.
  226.  
  227.        The Standard level data file has an extension of .DAT
  228.  
  229.        The Librarian level data file has an extension of .DA2
  230.  
  231.        The file holding the settingc used by each filename has an 
  232.      extension of .MDR.
  233.  
  234.        If you are using the default filename of BOOKS, then at the 
  235.      Research level the following files would be created.
  236.  
  237.        BOOKS.DAT - Standard level data
  238.        BOOKS.DA2 - Librarian level data
  239.        BOOKS.MDR - Setting for the BOOKS files
  240.        BOOKS.MEM - Note Pad data file
  241.        BOOKS01.NDX - Index of the first title line (field)
  242.        BOOKS02.NDX - Index of the second title line (field)
  243.        BOOKS03.NDX - Index of the author
  244.  
  245. e first title line (field)
  246.